1. SOMOS AUDITORES DE SISTEMAS DE GESTION
Desde hace ya unos cuantos años, nuestra dilatada experiencia en la realización de auditorías de sistemas de gestión, unida a los significativos avances que se vienen produciendo en la transformación digital de las organizaciones, nos venía anunciando de forma clara la posibilidad de realizar dichas auditorias, tradicionalmente presenciales, en modo remoto.
Fruto de esa oportunidad, en PRYSMA han sido ya varios los proyectos en los que, desde el año 2014, hemos podido ponerla en práctica en organizaciones de diferentes tipologías, tamaños y sectores, con unos resultados excelentes y unos niveles de satisfacción de los clientes muy elevados. Muestra evidente de ello ha sido la continuidad y consolidación en el tiempo de dichos proyectos. Sin duda la tecnología ha sido la gran aliada. Hace ya varios años que PRYSMA (Partner de Microsoft ) utiliza Office 365 (ahora #Microsoft #365), cuyas herramientas colaborativas han sido un factor clave de éxito para estas auditorias en remoto.
2. COVID-19 DE GOLPE
Con motivo de la abrupta irrupción, en marzo 2020, de la pandemia COVID-19 y, de la misma forma que ha ocurrido en todas aquellas cuestiones susceptibles de poder ser realizadas telemáticamente, la ejecución de auditorías en remoto se ha convertido en la opción preferente (y casi única) durante el confinamiento, lo que nos ha permitido disponer de una mayor información sobre su desempeño y, con ello, realizar un análisis más detallado del mismo, del que exponemos a continuación nuestras principales conclusiones.
3. LAS AUDITORIAS EN REMOTO
La primera y evidente conclusión es que, en función de la actividad de la organización auditada, el porcentaje de realización de auditoria en remoto ha de ser gradual, pudiendo oscilar entre un 50% y un 100%. Asimilando dicha cuestión al enfoque a procesos que constituye la base de cualquier sistema de gestión, podemos afirmar que los procesos estratégicos y la gran mayoría de los procesos de apoyo pueden auditarse siempre en remoto, independientemente de la actividad de la organización; y que por tanto la variabilidad principal depende de las características de los procesos operativos, siendo las actividades industriales y aquéllas en las que las instalaciones de producción/prestación del servicio, o el ambiente de trabajo, tienen una influencia clave en el alcance del sistema de gestión auditado, las que estarían en el rango inferior de porcentaje de auditoria en remoto. En PRYSMA, conocedores de esta realidad, entendemos que la mejor forma de poder acometerla es con nuestro equipo de auditores expertos sectoriales, cuyo amplio conocimiento en los procesos clave supone una garantía en este sentido. También en relación con este aspecto, constituye una gran ventaja el hecho de que la auditoria en remoto facilite la presencia de expertos técnicos, independientemente de su ubicación, contribuyendo con ello a la mejora de la eficacia del proceso de auditoria sin aumentar sus costes.
En el otro extremo, o cerca de él, tenemos una amplia variedad de actividades de servicios, principalmente administrativas, en las que la afección de las instalaciones es escasa. En este grupo estarían también algunas actividades tecnológicas.
Una segunda y también indudable conclusión de nuestro estudio es que el grado de digitalización de la organización a auditar influye de manera decisiva en la posibilidad de realización de auditoria en remoto, con independencia de lo expuesto anteriormente respecto de la actividad desarrollada. Es decir, que en una empresa exclusivamente administrativa en el que todos o un alto porcentaje de sus registros de prestación del servicio están en formato papel se reduce en gran medida el porcentaje de auditoria remota; mientras que en una organización fabril en la que los procesos de producción, inspección o almacenamiento estén soportados en un potente ERP, ese porcentaje se incrementa.
Otros factores clave a tener en cuenta a la hora de estudiar la realización de una auditoria en remoto han de ser la adecuada capacitación del personal de la organización en el uso de las herramientas de comunicación en remoto, la infraestructura tecnológica o el ancho de banda disponible.
Consecuencia de todo lo expuesto anteriormente se desprende la importancia de una detallada “preplanificación” de las auditorias en remoto, a fin de determinar de una forma adecuada el mix correcto, que constituye un factor clave para la eficacia del proceso de auditoría. En ese sentido, un aspecto muy relevante que facilita enormemente el trabajo y supone una mayor garantía de éxito es que el equipo auditor conozca previamente la organización, es decir, que la haya visitado, al menos una vez, con anterioridad; lo cual no es óbice para que no pueda planificarse una auditoria en remoto de una organización no conocida anteriormente, si bien ese caso requiere de un mayor trabajo de recopilación de información o incluso, en función de la complejidad, de una visita previa presencial de corta duración a las instalaciones.
Una vez conocido el ratio remoto vs. presencial ya se puede abordar la “tradicional” planificación de la auditoria, aunque también aparecen algunas variantes respecto de la planificación de una auditoría física. Por ejemplo, es altamente recomendable que, para una auditoria en remoto, el equipo auditor disponga previamente de algunos documentos/registros del sistema de gestión a auditar, con objeto de estudiarlos previamente y dar mayor eficacia y eficiencia al proceso de ejecución de la auditoria. Es el caso, por ejemplo, del informe de revisión por dirección, del análisis del contexto/ partes interesadas o de la identificación de riesgos y oportunidades.
Si el equipo auditor dedica un tiempo previo al estudio de dichos documentos, la posterior fase de auditoria, remota para estos aspectos, se optimiza considerablemente, centrándose en los aspectos más críticos y, con ello, contribuyendo en mayor medida a la mejora del sistema de gestión. Todos hemos vivido y seguimos viviendo extensas reuniones presenciales, de hasta una jornada, generalmente la primera, para revisar larguísimos informes de revisión por dirección con una información muy densa, lo que en la mayoría de las ocasiones merma un valioso tiempo a la auditoria del resto de procesos, tanto operativos como de gestión, disminuyendo con ello de forma considerable su eficacia. Está constatado que el hecho de “traer estudiado de casa” por el equipo auditor ese tipo de informes reduce, como mínimo a la mitad y, en algunos casos, a un tercio del tiempo, esa fase de la auditoria.
4. EL ESQUEMA “REMOTO PRESENCIAL”
Otra cuestión para analizar a la hora de planificar una auditoria “remotopresencial” es la cronología en la que se ha de realizar cada una de las fases. Las tradicionales auditorias presenciales siempre se han realizado con una continuidad, es decir, en un único bloque temporal (un día, una semana, dos semanas, o lo que corresponda, pero siempre consecutivas)
La modalidad mixta que analizamos en este artículo nos permite elegir que esas fases puedan no ser consecutivas, realizando por ejemplo la parte remota en unas fechas, y la presencial en otras: a la semana siguiente, al mes siguiente, a los tres meses,… En este sentido creemos que, inicialmente, ninguna opción es mejor ni peor. Si acaso el hecho de separarlas en el tiempo sí que puede contribuir a disponer de una “foto conjunta” más real de la organización, al obtenerla en dos momentos diferentes del ejercicio, y teniendo en cuenta que la gran mayoría de las empresas presentan una estacionalidad, mayor o menor, en su actividad.
No obstante, lo indudable es que primero ha de realizarse la parte remota, en la que se revisa la situación general y estrategia de la organización, y posteriormente, en el momento que se decida, la parte presencial. Durante la fase telemática el equipo auditor puede además conocer información relevante que le ayude a planificar y orientar mejor la posterior fase de auditoría física.
5. COORDINACIÓN
Otro factor fundamental en la fase de planificación/ejecución de las auditorias remotas es la coordinación, lo cual hace más relevante si cabe la figura del coordinador o responsable de auditoría del cliente, con el fin de poder optimizar la resolución de cualquier incidencia que surja durante la misma (cambios de reuniones, etc…)
Durante la experiencia vivida en estos meses de crecimiento exponencial de las auditorias en remoto se ha observado también un último factor relevante para tener en cuenta en su planificación, y que en numerosas ocasiones ha sido expresado (sin preguntarlo) por los responsables auditados a la conclusión de la auditoria. Comentan con mucha frecuencia que la intensidad de una auditoria en remoto es mayor si cabe que en una auditoria presencial, y que ello incrementa la fatiga mental de los auditados. Es probable que pueda ser así, como consecuencia del hecho de estar durante un tiempo más extenso delante de pantallas de visualización de datos, aunque quizá haya que disponer de más evidencias para asegurarlo de una forma generalizada, ya que en temas de seguridad y salud siempre puede haber una parte de percepción personal. De cualquier forma, la solución estaría en prever pequeñas pausas, por ejemplo, de cinco minutos cada dos horas, aprovechando los cambios de proceso auditado o, dentro un mismo proceso, de la temática tratada.
6. CONCLUYENDO QUE ES GERUNDIO
En definitiva y concluyendo, tras todo lo expuesto en este artículo, se puede asegurar con certeza que las auditorias en remoto han llegado definitivamente para quedarse después de la pandemia, tanto en las fases de la desescalada, como en lo que llaman “nueva normalidad”, como en lo que venga después. Es el momento de potenciarlas, consolidarlas y, cómo no, mejorarlas continuamente; no solo por haberse constatado su contribución a la eficacia y eficiencia del proceso de auditoría, sino también a otros factores como la sostenibilidad (por la importante reducción de desplazamientos que supone, muy especialmente en multinacionales y organizaciones multisite), la conciliación de la vida familiar y laboral, o la seguridad y salud, entre otros.
Por no hablar, ante todo y, sobre todo, de lo esencial de estar mejor preparados para afrontar eventuales escenarios futuros como el que nos está tocando vivir, y para lo que nadie tiene la certeza de que no se vuelvan a producir, antes o después.
En PRYSMA ya estábamos preparados, y, como decimos en estos tiempos, “¡Seguimos!”
David Andía. Auditor Jefe en PRYSMA en donde desarrolla multiples auditorias para #AENOR. dandia@prysma.es
