Implantar un Sistema de Gestión de Responsabilidad Social según IQNET SR10
La norma ISO 26000, es actualmente la única norma de alcance internacional que recoge de forma consensuada los requisitos que debe cumplir una organización que quiera implantar un sistema de gestión de RSC, sin embargo, ISO 26000 no es una norma certificable. En este sentido la especificación IQNET SR10, recoge los requisitos de ISO 26000 y permite una certificación externa (voluntaria) por cualquiera de las organizaciones reconocidas por IQNET.
La gran mayoría de organizaciones de referencia en materia de RSC toman como referencia ISO 26000 a la hora definir sus modelos de gestión.
Actualmente, tanto ISO 26000 como SR10 son voluntarias para la gran parte de organizaciones públicas y privadas, si bien cada vez es más su exigencia y/ valoración positiva en los procesos de evaluación de proveedores privados o de licitaciones públicas.
A continuación, se detallan las fases y los pasos a seguir para implantar un Sistema de RSC que cumpla además con los requisitos básicos de la especificación IQNET SR10:
Organización interna.
En primer lugar, se recomienda crear una estructura interna que gestione el sistema y lidere la puesta en marcha del mismo, para ello lo más habitual es constituir un Departamento RSC con la figura de responsable de RSC.
El Departamento RSC debe tener autonomía suficiente y capacidad operativa y de decisión. Entre las funciones a desarrollar por esta área estarían:
- Hacer el seguimiento del Plan de RSC.
- Valorar el impacto de las acciones RSC.
- Potenciar el diálogo con grupos de interés.
- Velar por el cumplimiento del código ético.
Tras la definición de una estructura organizativa que lidere el Sistema RSC, el siguiente paso será iniciar el diseño de una estrategia de RSC propia de la organización que marque sus líneas diferenciales de trabajo. A partir de la estrategia general deben concretarse sus líneas estratégicas específicas de RSC (Ej: eficiencia energética, colectivos en riesgos exclusión, comunicación interna…)
Las líneas específicas de RSC, deben reflejarse en la misión, visión y valores propios. Es decir, la organización debe incluir la RSC en su propia estrategia y visión de compañía.
Por otro lado, la estrategia RSC debe reflejarse en un documento resumen que incluya los compromisos y principales directrices en materia de RSC, como es la Política RSC.
Los compromisos de la Política y otros compromisos éticos que puedan adquirirse deben de reflejarse en un Código de conducta/ético. Asimismo, se deben establecer los mecanismos de control para asegurar su cumplimiento.
Paralelamente se debe disponer de una herramienta que ayude a realizar el seguimiento de la estrategia RSC y nos dé una visión general: Un “Cuadro de Mando”: El cuadro de mando RSC recoge los principales parámetros de la compañía desde tres enfoques: social, ambiental y económico. El cuadro de mando debe permitir evaluar el grado de evolución y madurez en materia de RSC y a su vez debe ser una herramienta transparente que puedan visualizar todos los grupos de interés. (se anexa propuesta).
Gestión de Grupos de Interés.
Las líneas estratégicas de RSC deben materializarse en acciones concretas, y para que la definición de las acciones sea lo más acertada posible y se consiga el mayor impacto, hay que contar con los grupos de interés, en este sentido se debe desarrollar un estudio de materialidad contando con los grupos de interés prioritarios.
- Estudios de Materialidad: “Un estudio de materialidad tiene como objetivo identificar y priorizar cuales son los asuntos importantes para los grupos de interés, de manera que las organizaciones puedan maximizar sus esfuerzos en acciones que realmente valoren”.
GRI (Global Reporting Iniciative) incorpora como un requisito obligatorio y auditable el desarrollo de estudios de materialidad (importancia) con grupos de interés, como paso previo para la elaboración de la memoria. Independientemente de la exigencia de GRI, la realización de un estudio de materialidad es un requisito fundamental para poder abordar con éxito un Plan de RSC y además es uno de los aspectos que se suele incluir en las evaluaciones RSC de terceras partes, como los clientes. Otro de los objetivos de los estudios de materialidad es la identificación de riesgos y oportunidades para la organización.
Con este objetivo, se debe sistematizar el proceso de análisis de información de los grupos de interés y en función de los resultados determinar formalmente cuales son los temas prioritarios para cada uno de ellos. Este análisis permitirá definir un Plan de Responsabilidad Social que maximice el impacto en los grupos de interés.
Como complemento a los procesos de gestión específicos de grupos de interés, deben definirse y documentarse procesos generales comunes a todo sistema de gestión y que ayuden a estandarizar el sistema, los más importantes son
- Manual de Gestión de RSC: descripción de la estructura del Sistema de Gestión RSC, responsabilidades y procedimientos de aplicación
- Procedimiento Control Documental: proceso de control documental de aplicación a los documentos del sistema RSC (manuales, procedimientos, instrucciones técnicas…) Los requisitos deben incluir al menos: formatos a utilizar, proceso de elaboración, aprobación y distribución y control de cambios en los documentos.
- Procedimiento Gestión de No conformidades: proceso de identificación, tratamiento de cualquier incumplimiento de los requisitos del sistema RSC.
- Procedimiento Gestión de Acciones correctivas y preventivas: proceso de apertura, seguimiento y cierre de acciones que corrijan o prevengan no conformidades.
- Procedimiento Gestión de Auditorías Internas: proceso de planificación y ejecución de auditorías internas al sistema RSC.
- Procedimiento Revisión por la Dirección: proceso que define la revisión de toda la información generada por el sistema de gestión y definición de nuevos objetivos y acciones de mejora.
Tras la realización del estudio de materialidad completo estaremos en disposición de definir las acciones concretas de RSC. Se debe formalizar un Plan de RSC teniendo en cuenta los siguientes pasos:
- Analizar la información obtenida de los grupos de interés y determinar los asuntos realmente importantes para cada grupo. El objetivo es saber hacia dónde se debe orientar el Plan de Responsabilidad Social. En este apartado el estudio de materialidad es la base.
- Identificar e incluir en el Plan los puntos en común entre los asuntos relevantes para los grupos de interés y la estratégica general de la organización. La base de trabajo es el Plan y las acciones actuales.
- Realizar un seguimiento y medir el impacto de las acciones. Cada acción del plan debe tener definido un objetivo concreto y unos indicadores de seguimiento asociados. No existe una fórmula única que permita medir el beneficio de las acciones RSC, pero si se puede medir el “grado de cumplimiento en base a los resultados esperados”. Si elaboramos un Plan de RSC con estos principios básicos estaremos orientados en todo momento a nuestros grupos de interés consiguiendo optimizar el impacto positivo y además estaremos alineados con la estrategia propia.
El Plan de Responsabilidad Social debe “hacerse valer” con sus grupos de interés. Por ello es importante la elaboración de un Plan de Comunicación específico para RSC, una vez que el sistema este implantado.
Los Planes de Responsabilidad Social deben servir también para comunicarnos de forma transparente y fluida con nuestros grupos de interés. Muchas veces, las acciones que se desarrollan (colaboraciones, donaciones, jornadas de integración…) no son valoradas suficientemente por los interesados, debido a que no se utilizan suficiente y adecuadamente los canales de comunicación disponibles.
Dentro del Plan de Comunicación se recomienda incluir una Memoria RSC GRI. Actualmente las Memorias en materia de Responsabilidad Social o de Sostenibilidad son la herramienta de comunicación de RSC más utilizada. Si además las memorias son realizadas siguiendo los estándares internacionales del GRI (Global Reporting Initiative), podrán ser verificadas por una entidad externa que reconozca su validez a nivel internacional, lo cual es un elemento añadido de difusión y distinción respecto a otras empresas y organizaciones.
El Plan de Comunicación debería incluir acciones internas de Toma de conciencia con el objetivo de conseguir la involucración y entendimiento del Sistema por parte de todo el personal de la organización.
