En este post analizaremos la eficacia de un servicio para la gestión de denuncias, tanto coordinado como servicio interno o propio (dentro de la organización), como gestionado de forma externa, siempre en busca de la mejora de la eficiencia y de la transparencia en la gestión ética de las compañías.
Tras la última reforma del Código Penal, en julio de 2015, los sistemas dirigidos a la Gestión de Prevención de Delitos, como la UNE 19601 (Sistemas de gestión de compliance penal) podrán servir como argumento jurídico para la exención de la posible responsabilidad penal en que las empresas puedan incurrir para más de 32 posibles conductas penales
Entre los requisitos especificados en el artículo 31 bis del Código Penal, que debe cumplir ese modelo de de gestión de compliance penal, se establece el siguiente condicionante: “impondrán la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención”.
En la práctica esto se traduce en que la organización debe poner a disposición de empleados y de otros grupos de interés (proveedores, clientes, usuarios, etc), un Canal de Denuncias, a través del cual puedan comunicar, de forma confidencial, posibles delitos o simplemente, comportamientos poco éticos (reforzando por tanto las herramientas de RSC de la empresa).
Pero realmente ¿qué es un CANAL DE DENUNCIA?
Es un servicio que las empresas ponen a disposición de las diferentes partes interesadas (no necesariamente de todas, pero sí al menos de los empelados) para facilitar la entrada “discreta” y confidencial de información y gestión de conductas de riesgo, que puedan producirse, en las operaciones comunes y extraordinarias de las compañías.
Una canal de denuncia debería ser capaz de proporcionar las siguientes ventajas a las organizaciones:
- Ayudar a prevenir la existencia de conductas de riesgo.
- Generar una vía de confianza para la comunicación delicada con los grupos de interés.
- Minimizar el miedo a denunciar, asegurando la TOTAL confidencialidad para el denunciante.
- Ahorrar de costes en la gestión de las denuncias.
Uno de los elementos clave que las organizaciones tienen que garantizar en la puesta en marcha de sus canales de denuncia, es la Seguridad Tecnológica del Servicio,
Para ello es necesario establecer controles de seguridad que garanticen que el servicio cumple con los clásicos atributos de seguridad: confidencialidad, integridad, autenticidad y disponibilidad,
Cada organización debe implementar los elementos necesarios, según su política de seguridad de la información, estableciendo unos mínimos como son los protocolos https en la captura de los cuestionarios web para la entrada del canal de denuncia, así como los protocolos de seguridad END-POINT en los dispositivos de los gestores del servicio.
Lógicamente estos protocolos de seguridad serán más complejos para la empresa en servicios in-house que en los servicios externalizados, en donde los expertos del proveedor asumen la responsabilidad de las medidas de seguridad desplegadas para el tratamiento de las denuncias.
Dejado claro, el carácter totalmente conveniente de implementar por las organizaciones un canal de denuncia seguro, analicemos la eficacia de implementarlo internamente en la organización.
¿Qué elementos y ventajas nos puede aportar un canal de denuncia externo?
- Tratamiento seguro y confidencial de las comunicaciones delicadas.
- Minimización del miedo a denunciar, con total confidencialidad para el denunciante.
- Reducción del miedo a la posible represalia de las partes interesadas en la gestión de las denuncias registradas.
- Recibir la información cribada, ordenada e incluso valorada por parte de un equipo experto.
- Garantizar la seguridad de la comunicación (anti jaqueo).
- Poner a disposición de las partes interesadas de mi organización un canal confiable.
Actualmente el mercado y las grandes corporaciones del país marcan la tendencia de la externalización de estos servicios, aunque nos encontramos ejemplos de ambos escenarios.
Sin mencionar nombres, y simplemente para hacer más gráfica la situación, podemos comentar el caso de una gran corporación de nuestro país, que actualmente tiene el servicio en un escenario in-house y su canal de denuncia durante el 2016 no capturó ningún tipo de entrada, ¿es debido a que esta organización actúa a la perfección o por el contrario, el temor de las diferentes partes interesadas a una represalia hacen que sea preferible no denunciar?, (produciendo el efecto contrario de la propia naturaleza del canal de denuncia).
Conocemos también, por desgracia, organizaciones en donde este CANAL DENUNCIA es un buzón…, situado a escasos metros del despacho del presidente…
Sirva este post para que cada organización haga una pequeña reflexión sobre la conveniencia de disponer de un CANAL DENUNCIA y sobre si, antes de desplegar el servicio, lo debe hacer de forma interna o debe externalizarlo.
