En el desarrollo de su actividad diaria, las organizaciones empresariales están expuestas a riesgos de diversa índole y consideración. Entre ellos, han ido ganado cada vez más relevancia los riesgos de incumplimiento legal, tanto de carácter penal como de otras normativas aplicables a la persona jurídica. En este sentido, la cercanía de los empleados con la organización y su experiencia sobre su funcionamiento diario les confiere un posicionamiento clave en la labor de prevención, detección y comunicación de ilícitos.
Es por ello, que el Parlamento Europeo aprobó el pasado abril la Propuesta de Directiva relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, que los Estados miembros deben transponer a su Derecho interno antes del 15 de mayo de 2021.
Esta Directiva obliga a la aprobación de leyes que impongan a las organizaciones, en determinados casos, la adopción de uno de los elementos centrales de los sistemas de compliance o modelos de prevención de delitos: los cauces y procedimientos internos de denuncia y tramitación de denuncias, conocidos como canales de denuncia internos o whistleblower. Se trata de canales de comunicación confidencial a través de los cuales los empleados y otras partes interesadas pueden denunciar ante la entidad la detección de potenciales infracciones. De hecho, la Directiva extiende la cobertura de estos canales a las denuncias de infracciones en varios ámbitos normativos: desde los servicios financieros y la prevención del blanqueo de capitales hasta la protección del medio ambiente, pasando por la protección de datos personales y la seguridad de las redes y sistemas de información, entre otros.
A continuación analizamos algunos de los contenidos principales de esta Propuesta de Directiva.
- ¿Qué organizaciones estarán obligadas a adoptar un canal de denuncia interno?
Según la Directiva, el Derecho interno obligará, como mínimo a:
- Entidades jurídicas privadas con 50 o más empleados;
- Entidades jurídicas privadas con un volumen de negocios o balance anual igual o superior a 10 millones de euros;
- Entidades jurídicas privadas, de cualquier dimensión, que operen en el ámbito de los servicios financieros o que sean vulnerables al blanqueo de capitales o a la financiación del terrorismo.
- La Administración del Estado, la Administración regional y provincial, los municipios de más de 10.000 habitantes y otras entidades de Derecho público.
- Los canales de denuncia, ¿a qué miembros de la organización deberían estar accesibles?
Como mínimo, deberán permitir la denuncia por parte de los empleados de la entidad. Adicionalmente, podrán ser utilizados para la presentación de denuncias por otras personas que estén en contacto con la entidad, como trabajadores por cuenta propia, accionistas, personas pertenecientes al órgano de administración y cualquier persona que trabaje bajo la supervisión y dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
- Cuando sea obligatorio, ¿qué pasará si una entidad obligada no implanta un canal de denuncias interno?
A espera de su concreción por parte del Derecho interno, la Directiva prevé el establecimiento de sanciones eficaces, proporcionadas y disuasorias para las personas físicas o jurídicas que impidan o intenten impedir la presentación de denuncias, adopten medidas de represalia contra los informantes, o incumplan el deber de mantener la confidencialidad sobre su la identidad.
- ¿Qué requisitos debe cumplir el canal de denuncias?
- El diseño, establecimiento y gestión de cauces para recibir denuncias de forma que se garantice la confidencialidad de la identidad del informante y se impida el acceso al personal no autorizado. En nuestro caso, deberá cumplirse en particular con lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, que impone limitaciones respecto al acceso y la conservación de los datos personales tratados con ocasión de las denuncias.
- La designación de la persona o del servicio competente y la tramitación diligente de las denuncias.
- La comunicación al informante del curso de la denuncia en un plazo no superior a tres meses desde la presentación de la misma.
- Proporcionar información clara y fácilmente accesible sobre los procedimientos y sobre cómo y en qué condiciones pueden presentarse denuncias ante las autoridades competentes.
- ¿Es necesario que la gestión del sistema de denuncias se lleve a cabo por parte de la propia organización, o se puede externalizar?
La Directiva reconoce la posibilidad de encomendar la gestión del canal y la recepción de denuncias a terceros prestadores del servicio, siempre que se ofrezcan garantías de independencia, confidencialidad, protección de datos y secreto profesional. En este sentido, la Fiscalía General del Estado ha destacado no solamente la posibilidad, sino también la mayor eficacia y utilización de los canales de denuncia cuando son gestionados por una empresa externa, que puede garantizar mayores niveles de independencia y confidencialidad.
- Además de cumplir la ley, ¿qué beneficios aporta a la organización la adopción de un canal de denuncias interno?
Más allá del obligatorio cumplimiento de las obligaciones legales, contar con un canal de denuncias interno reporta innumerables beneficios para las organizaciones:
- La responsabilidad penal de la persona jurídica puede ser eximida completamente en caso de adopción por ésta de modelos de organización y gestión destinados a la prevención de delitos que cumplan ciertos requisitos. Uno de estos requisitos es precisamente la imposición de la obligación de informar de riesgos e incumplimientos al organismo encargado del modelo de prevención. En este sentido, los canales de denuncia internos son un canal idóneo para el desarrollo de estas comunicaciones.
- Dotar a los trabajadores y otras partes interesadas de la posibilidad de comunicar conductas o sucesos ilícitos facilita la detección temprana de los riesgos de incumplimiento. De este modo, la organización puede adoptar a tiempo las medidas preventivas oportunas y reducir notablemente su exposición a sanciones y riesgos reputacionales.
- Los canales internos de denuncias se presentan asimismo como una oportunidad para mejorar la confianza de las partes interesadas, la transparencia, y el clima de trabajo en la organización. La facilidad para plantear denuncias sin miedo a sufrir represalias aminora las posibilidades de que se produzcan situaciones de abuso sobre los trabajadores y aporta herramientas eficaces para su resolución.
En definitiva, aunque la Directiva todavía necesita ser transpuesta al Derecho interno para la aplicación efectiva y obligatoria de sus disposiciones, ya podemos augurar que la reforma legal traerá consigo una mejora de los marcos de cumplimiento y prevención de ilícitos de las organizaciones. No obstante, la asunción de sus obligaciones también conllevará un necesario esfuerzo por parte de las organizaciones, que será menor en función de su capacidad de adaptación al cambio y del trabajo desarrollado con anterioridad a la entrada en vigor de la norma. Por ello, y para el mejor aprovechamiento de sus beneficios, recomendamos a las entidades obligadas a ir dando pasos hacia la adopción de un canal de denuncias interno con el margen de tiempo suficiente hasta su obligatoriedad.
Podeis obtener mas información de la Propuesta de Directiva aquí.
