Tras la revolución que ha supuesto la COVID 19 en la forma de trabajar de las organizaciones adoptando el teletrabajo, mayor flexibilidad, nuevos procesos y responsabilidades… aparece una nueva disrupción que no es una simple moda, sino que ha venido para quedarse: el trabajo híbrido.
El trabajo hibrido se caracteriza por compaginar el teletrabajo y el trabajo de oficina, sostenido desde una transformación cultural, organizacional y digital de la empresa en la que ya no importa el lugar desde el que se desarrolla el trabajo. Esto implica cambios en los siguientes aspectos:
- Crear una cultura Employee Centric que empodera a las personas: con más autonomía y capacidad de autoorganizarse para trabajar de forma colaborativa por proyectos y objetivos de forma ágil y eficiente.
- Nuevos patrones de trabajo: nuevas políticas laborales que brindan flexibilidad a los empleados sobre el momento y el lugar en el que trabajan. Esto supone actualizar la organización del trabajo en cuanto a procedimientos, procesos y formas de trabajar.
- Trabajo orientado a la obtención de resultados: hacer hincapié en la productividad y la generación de resultados en detrimento de cuestiones como los horarios y la ubicación.
- Inversión optimizada: mirar más allá de las oficinas de la compañía para crear espacios de trabajo personales, colaborativos a través de la tecnología en cualquier lugar. Se hace necesario aprovechar las herramientas digitales que permiten optimizar el trabajo colaborativo y la creatividad.
La definición de la productividad y creatividad debe replantearse en este nuevo escenario en el que los equipos de trabajo necesitarán herramientas y soluciones que les permitan una mejor colaboración y aprendizaje.
Además, se hace preciso velar por el bienestar de las plantillas en el nuevo entorno. Todos hemos oído decir que “trabajar en remoto durante la pandemia no es conciliar” y se han incrementado las quejas de las personas teletrabajadoras en cuanto a incremento de los niveles de estrés, las dificultades para desconectar, el aislamiento y la pérdida de calidad en las comunicaciones y relaciones profesionales o la reducción de innovaciones… Es posible trascender a estos problemas y las organizaciones tienen al alcance de sus manos soluciones para velar por la salud emocional de las plantillas.
Cómo diseñar el modelo de trabajo híbrido
Hay algunas preguntas que nos deberíamos plantear en el diseño del trabajo híbrido:
- ¿Qué papel deben tener las oficinas físicas? Sería necesario analizar la situación y el contexto de cada empresa para diferenciar aquellas actividades y tareas en las que es preferible la presencialidad de las que pueden realizarse perfectamente en remoto. Por ejemplo, para desarrollar innovaciones o generar ideas sería preferible una reunión en la oficina, pero para redactar un informe, que requiere mayor grado de concentración, puede ser más eficiente trabajar en remoto. En algunos casos veremos la necesidad de redimensionar o reformar los espacios físicos para que respondan a las nuevas necesidades.
- ¿Qué puestos se pueden desarrollar en remoto? Sería preciso hacer una clasificación de los puestos de trabajo, considerar todos los aspectos relevantes del mismo respecto a la necesidad de desarrollar tareas presencialmente, en remoto o desde cualquier lugar. Todo ello implica una redistribución y reorganización para conseguir mayor grado de eficiencia y productividad.
- ¿Cómo hay que redefinir los procedimientos y procesos, las rutinas, las pautas y normas o formas de trabajar? Será imprescindible fijar normas y pautas claras y una mejor comunicación y gestión del conocimiento a todos los niveles bajo dos parámetros: relevancia y eficiencia. Por ejemplo, una de las quejas más habituales del teletrabajo es en la excesiva saturación de reuniones virtuales que agotan mentalmente a las personas. Hay que establecer criterios claros para definir bien el objetivo de cada reunión, discriminar quién es importante que esté y quién se la puede ahorrar si no va a participar activamente, acotar y acortar su duración e implementar acciones de planificación, organización y seguimiento para que su realización aporte resultados de valor.
- ¿Cuáles son los nuevos riesgos? La seguridad de la información y la protección de datos es primordial. Trabajando en remoto las brechas de seguridad pueden llegar a comprometer seriamente la información de la empresa. La ciberseguridad y la protección de datos pasa a ser una cuestión aún más prioritaria.
- ¿Cómo vamos a velar por el bienestar de los equipos y a motivarlos para que sean más productivos y creativos? Es importante ayudar a las personas a focalizar su propósito, modificar dinámicas de actitud ante el trabajo, implantar políticas activas y medidas de bienestar emocional y resiliencia: reducir los factores de riesgo psicosocial, entrenar a las personas en comunicación eficiente y escucha activa, autoliderazgo consciente, realizar actividades de Team Building, proponer dinámicas de grupo para aumentar la confianza o la creatividad, entrenar y establecer pautas de psicohigiene: mindfulness, técnicas de relajación, hábitos saludables de alimentación, sueño e higiene, pautas de descanso y desconexión digital.
- ¿Qué herramientas tecnológicas nos ayudarán a mejorar la experiencia del empleado? Disponemos a nuestro alcance herramientas tecnológicas que nos permiten una mejor gestión de la experiencia del empleado, como Microsoft Viva https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-viva , que empodera a cada empleado en la nueva era digital y permite que las personas se sientan conectadas, apoyadas y capaces de ofrecer lo mejor de sí mismas en el trabajo. Viva reúne comunicaciones, conocimientos, aprendizajes, recursos e insights en una experiencia del empleado integrada. Esta herramienta incluye cuatro módulos, Connetions, Insights, Topics y Learning, que describimos brevemente:
- Viva Connections permite que los empleados puedan acceder a todo tipo de información como noticias, políticas documentos internos, procedimientos de la compañía, grupos o comunidades de empleados…
- Viva Insights ayuda a los empleados a mantenerse conectados con sus compañeros, una mejor gestión del tiempo de trabajo, descansos periódicos y aprendizaje.
- Viva Learning es el módulo que facilita encontrar y compartir desde cursos de capacitación. Con ayuda de la inteligencia artificial puede recomendar a cada persona el contenido adecuado en el momento adecuado en función de su perfil.
- Viva Topics es una herramienta de gran utilidad para la gestión del conocimiento, ya que nos ahorra la enorme cantidad de tiempo que perdemos buscando la información o a los expertos que necesitamos en cada momento. En lugar de buscar la información, la información viene a nosotros gracias a la inteligencia artificial.
Prysma cuenta con un equipo multidisciplinar formado por consultores especializados en áreas diversas como la ingeniería, la mejora de procesos, las tecnologías de la información, la psicología y la gestión de recursos humanos, lo que permite ofrecer un servicio integral para afrontar los retos del trabajo híbrido en distintos ámbitos: transformación cultural, transformación organizacional y transformación digital.
